完全指南
AI 工作效率完全指南：23 個職場實作方法
AI 提升工作效率的關鍵，不是把每件事做快一點，而是先找出流程中真正的卡點，再讓 AI 放大你的改善。這份指南整理了 23 篇實作文章，每篇都附可直接複製的提示詞範本。
我是創新先生陳建銘。過去二十多年，我用同一套創新思維做出 20 多項發明；現在，我把這套「先看見問題、再設計解法」的方法，結合 ChatGPT 與 Claude，變成每個職場人士都能操作的流程改善工具。你可以從任何一個正在困擾你的主題開始讀。
一、先找出真正的問題與卡點
效率的第一步不是做得更快，而是確認你在解決對的問題。
工作總是在救火？先用 AI 當偵探，找出真正的問題
每天都在回覆訊息、處理臨時狀況與協調進度，工作卻沒有真正變順？問題不一定是大家不夠努力，而是團隊一直忙著處理表面症狀，沒有找到真正原因。《靈感製造機》中的偵…
閱讀全文 →為什麼問了 AI，問題還是沒解決？用問題分析找出真正痛點
AI 可以快速提供建議，但建議很多，不代表問題真的被解決。很多時候，我們只是把表面症狀丟給 AI，卻還沒有找到真正的原因。這篇文章將分享如何先當一位偵探，找…
閱讀全文 →工作很忙，卻沒有時間改善？用 AI 找出值得暫停的地方
工作很忙，不一定代表真正向前推進。有時候，團隊每天忙著開會、填表格、回覆訊息與處理臨時問題，卻沒有時間檢查哪些工作一直重複、哪些等待可以減少、哪些規則早已失…
閱讀全文 →每週都有追蹤表，問題卻一直重複出現？用 AI 找出流程中的固定塞車點
每週都有追蹤表，不代表流程真正改善。如果同一個問題不斷出現，就不能只是重複提醒。這篇文章將分享如何用 AI 分析歷次紀錄，建立流程塞車地圖，找出最值得優先改…
閱讀全文 →公司流程愈改愈複雜？用 AI 找出已經失去理由的規則
公司流程愈改愈複雜，不一定是大家不夠努力。有時候，是過去為了解決某個問題而增加的規則，問題早已消失，規則卻仍然留在原地。這篇文章將從《靈感製造機》的「規則狗…
閱讀全文 →工作流程愈改愈複雜？用 AI 找出真正需要保留的步驟
工作流程愈改愈複雜，不一定代表管理更完整。有時候，每一次出問題就增加一道規則，最後大家花很多時間填表、等待與重複確認。這篇文章將分享如何用 AI 分析流程，…
閱讀全文 →二、消除重複與浪費
找出每天默默吃掉時間的重複動作，交給 AI 或直接刪除。
工作太忙怎麼改善？用 AI 找出可以刪除的重複流程
每天工作做不完，不一定代表事情真的太多。有時候，我們只是一直重複填寫、複製、確認與修改相同的資訊。這篇文章將分享如何用 AI 盤點工作流程，找出可以刪除、簡…
閱讀全文 →表格愈做愈多，工作卻沒有變快？用 AI 找出重複填寫與資料搬運
表格原本是為了讓工作更清楚，但如果同一筆資料需要重複填寫、複製貼上與轉寄，表格反而會變成新的工作。這篇文章將分享如何運用 AI 盤點資料流向，找出可以刪除、…
閱讀全文 →每天都在回覆相同問題？用 AI 整理常見問答與判斷流程
同一個問題每天被問好幾次，不一定是同事不認真。有時候，答案散落在群組、Email、文件與資深同事的大腦裡。這篇文章將分享如何運用 AI，整理常見問答、判斷條…
閱讀全文 →新人交接總是漏東漏西？用 AI 建立第一週學習地圖
新人交接容易漏東漏西，不一定是新人學得太慢。有時候，真正的問題是資料散落、優先順序不清楚，資深同事也不知道該從哪裡教起。這篇文章將分享如何運用 AI，建立第…
閱讀全文 →三、讓會議與溝通產生行動
會議與訊息不是成果，行動才是。這幾篇教你把討論變成推進。
會議總是沒有結論？用 AI 把討論變成下一步行動
會議沒有結論，不一定是因為討論不夠多。有時候，大家花了一個小時交換資訊，最後卻沒有留下清楚的決策、負責人與完成時間。這篇文章將分享如何用 AI 把會議內容整…
閱讀全文 →工作交辦總是說不清楚？用 AI 把模糊任務變成可執行清單
工作交辦說不清楚，執行者只能一邊做、一邊猜。有時候，任務延誤不是同事能力不足，而是目標、成果、期限與確認方式都太模糊。這篇文章將分享如何用 AI 把一句籠統…
閱讀全文 →跨部門合作為什麼總是卡住？用 AI 找出資訊斷點與責任空白
跨部門合作卡住，不一定是大家不努力。有時候，每一個人都很忙，但資訊交接不完整、責任邊界不清楚，專案就在流程中間停住。這篇文章將分享如何用 AI 找出資訊斷點…
閱讀全文 →進度回報總是太冗長？用 AI 整理成主管看得懂的一頁摘要
進度回報不是把所有細節都交給主管閱讀。真正有效的報告，應該讓主管快速看懂目前進度、卡住的地方、需要決策的事項與下一步行動。這篇文章將分享如何用 AI 將零散…
閱讀全文 →工作做完卻總是需要重做？用 AI 建立成果確認標準
工作已經完成，卻總是需要重新修改，不一定是執行者做得不好。有時候，主管與同事對「完成」的想像根本不同。這篇文章將分享如何用 AI 建立成果確認標準、驗收清單…
閱讀全文 →四、掌握專案進度與風險
不讓專案走到最後一刻才救火：預警、追蹤與變更管理。
專案總是在最後一刻救火？用 AI 建立風險預警清單
專案最後一刻才出問題，不一定是運氣不好。很多風險在爆發前，早就出現等待資料、責任不清、版本混亂與需求變更等小訊號。這篇文章將分享如何運用 AI 建立風險預警…
閱讀全文 →專案進度一直延誤？用 AI 找出等待節點與延遲原因
專案一直延誤，不一定是大家動作太慢。有時候，工作真正停滯的原因是等待資料、等待確認、責任不清或需求反覆修改。這篇文章將分享如何運用 AI 拆解流程、找出等待…
閱讀全文 →客戶需求一直改怎麼辦？用 AI 建立需求變更紀錄與確認清單
客戶需求改變並不可怕。真正容易讓團隊混亂的是：改了什麼、影響到哪裡、誰要處理，以及是否已經確認，沒有人說得清楚。這篇文章將分享如何用 AI 建立需求變更紀錄…
閱讀全文 →任務分配完成，進度卻還是容易失控？用 AI 建立每週紅黃綠燈追蹤表
任務分配完成，不代表專案就會自動順利推進。很多問題不是突然發生，而是黃燈訊號沒有被提早看見。這篇文章將分享如何運用 AI 建立每週紅黃綠燈追蹤表，快速整理進…
閱讀全文 →主管做了決策，團隊卻沒有跟進？用 AI 建立決策行動追蹤表
主管做出決策，不代表工作會自動往前走。如果沒有清楚指定負責人、期限、交付成果與追蹤節點，會議結論很容易停留在紀錄裡。這篇文章將分享如何用 AI 建立決策行動…
閱讀全文 →五、幫主管與自己做更好的決策
資訊很多、時間很少——把判斷所需的資訊整理成能決策的格式。
主管每天收到很多資訊，卻很難做決策？用 AI 整理成選項比較表
主管收到的資訊愈多，不一定愈容易做決策。如果資料沒有整理成清楚選項，主管仍然需要自己找重點、比較差異與判斷風險。這篇文章將分享如何運用 AI 將零散資料整理…
閱讀全文 →公司想做的事情太多，資源卻有限？用 AI 找出最值得優先投入的方向
公司不是沒有事情可以做，而是想做的事情太多。當人力、時間與預算有限時，最重要的不是同時啟動所有計畫，而是找出最值得優先投入的方向。這篇文章將分享如何用 AI…
閱讀全文 →AI 點子太多怎麼選？先建立判斷標準
AI 可以快速產生十個、二十個點子，但真正困難的是下一步該先做哪一個。本文提供一套點子判斷流程，從真正問題、使用者價值、差異性、資源風險與可測試性，找出值得…
閱讀全文 →