任務分配完成，進度卻還是容易失控？用 AI 建立每週紅黃綠燈追蹤表

你有沒有遇過這種情況？

星期一開會時，大家分配好任務。

• 業務負責確認客戶需求
• 行政負責場地與設備
• 設計負責主視覺
• 企畫負責活動流程
• 講師負責教材
• 專案負責人負責整體追蹤

會議結束時，大家都很有信心。每一件事情看起來都有人負責。

到了星期五，主管問：「目前進度如何？」

業務說：「客戶還沒正式回覆。」行政說：「場地設備還在確認。」設計說：「我在等正式文案。」企畫說：「流程要等人數確定。」講師說：「教材要等流程定案。」

專案負責人安靜了幾秒。因為每一件事情都有人負責。但每一件事情也都在等別人。

這時候，最容易出現一句話：「大家下星期再加快速度。」

問題是，真正需要改善的不一定是速度。而是團隊太晚才發現：

任務有人負責，不代表進度有人看見

很多團隊很重視分工。這當然很重要。但如果分配任務之後，只等到下一次會議才重新確認，就容易出現幾個問題：

• 小問題沒有提早處理
• 等待時間持續累積
• 卡點沒有回報
• 需求變更沒有同步
• 責任雖然有人接，卻缺少下一步
• 黃燈拖成紅燈
• 最後幾天才開始救火

任務分配像是把球傳出去。但專案管理不能只知道：球傳給誰了？還要知道：球現在跑到哪裡？有沒有卡住？下一棒接得到嗎？

紅黃綠燈不是裝飾，而是提早處理問題的語言

可以將每一個工作項目分成三種狀態：

例如：

這樣，團隊不需要每週從第一項開始朗讀全部工作。先看紅燈，再看黃燈，綠燈快速帶過即可。

黃燈最容易被忽略，卻最值得提早處理

紅燈很明顯。大家通常知道要立刻處理。真正容易被忽略的是黃燈。

例如：

• 客戶尚未正式回覆
• 廠商說「應該來得及」
• 場地設備尚未完整確認
• 人數可能還會改變
• 文件已完成，但還沒有人驗收
• 主管已口頭同意，但沒有留下紀錄
• 設計說還差一個素材
• 企畫說流程大致完成
• 同事說這幾天會處理

這些話聽起來都不嚴重。但它們有一種共同特徵：還沒有真正完成。

黃燈不是代表有人做錯。而是提醒團隊：

專案容易失控，通常有五個原因

1. 狀態定義不清楚

同事說：「這件事處理中。」但「處理中」可能代表：已經開始做、還沒開始但準備要做、正在等資料、已經完成一半、已經寄出 Email 等對方回覆、卡住了但還不知道怎麼辦、快忘記了剛好有人問才想起來。

如果每一個人對狀態的理解不同，主管很難判斷風險。可以使用更清楚的狀態：

不要讓所有工作都住在「處理中」這一個大房間裡。

2. 只回報進度，沒有回報卡點

例如：「目前完成 70%。」這是一個數字。但主管還需要知道：剩下 30% 是什麼？卡在哪裡？會不會影響期限？誰負責處理？需要什麼協助？有沒有備案？

有些專案已經完成 90%。但剩下的 10%，剛好是最難的地方。就像搬家已經完成 90%，結果最後留下的是一台鋼琴。

3. 沒有設定黃燈與紅燈條件

如果團隊只靠感覺判斷，就很容易太晚才發現問題。例如：

條件寫清楚，團隊比較容易知道：什麼時候應該主動回報？不要等專案已經冒煙，才開始討論滅火器放在哪裡。

4. 黃燈沒有下一步

例如：「場地設備尚未確認。」這只是一個問題描述。比較完整的寫法是：「場地設備列為黃燈。行政今天下午五點前完成確認；如果場地方無法提供 HDMI 轉接頭，改用備用設備。明天上午更新狀態。」

每一個黃燈與紅燈，都應該包含：目前問題、主要負責人、下一步、完成期限、備案、下次更新時間、是否需要主管協助。

5. 追蹤表太複雜，最後沒有人願意更新

有些追蹤表非常完整，欄位多到讓人感動，但也多到讓人不太想打開。最後，大家選擇在群組裡說：「進度正常。」

追蹤表的目的是讓工作變清楚，不是讓同事每天參加 Excel 耐力賽。一開始先保留真正需要的欄位即可。

建立一張「每週紅黃綠燈追蹤表」

一份實用的每週追蹤表，可以包含以下欄位：

這張表的目的，是讓團隊每週快速看見：哪些事情正常？哪些事情需要提早處理？哪些事情已經不能再等？

用五個步驟，建立每週追蹤節奏

第一步：只放真正重要的工作節點

不要把每一個小動作都放進追蹤表。每週追蹤表應聚焦會影響整體進度的關鍵節點。

例如，一場企業活動可以先追蹤：客戶需求確認、課程方向確認、講師時間確認、場地與設備、最終人數、主視覺、通知信、教材、工作人員、現場流程、課後回饋。

如果只是寄出一封提醒信、整理一張圖片、修改一個標點符號，可以放在個人待辦清單中，不必每週在追蹤會議上說明。

第二步：明確定義紅黃綠燈

不同團隊可以有自己的規則。例如：

定義一致，大家比較不會因為怕被責怪，所有事情都填綠燈。追蹤表不是成績單。黃燈也不是處罰。它只是提醒：這裡值得先看一下。

第三步：每個黃燈與紅燈都要有下一步

例如：

每一個黃燈都要有人接住。不要讓黃色警示燈在追蹤表裡安靜地閃了一個月。

第四步：固定每週更新，不要想到才檢查

建議設定固定節奏：

如果專案距離活動日期愈近，可以增加更新頻率：活動前一個月每週一次、前兩週每週兩次、前一週每天快速確認、前一天只處理紅燈與備案。追蹤不是為了增加會議，而是避免最後一天開一場超長的救火大會。

第五步：主管只看需要決策的事情

主管通常不需要閱讀所有細節。可以將主管摘要整理為以下格式：

主管不需要從第一頁讀到最後一頁。先看需要自己做什麼。

案例：企業課程準備，如何使用每週紅黃綠燈追蹤表？

假設團隊正在準備一場企業創新課程，活動日期是兩週後。

主管只要看一分鐘，就能理解：最大問題是場地、Logo 尚未收到但已有備案、教材不需要立刻送印、流程大致正常。這比在群組中翻找 86 則訊息有效率多了。

案例：網站文章製作，如何避免漏掉最後一哩路？

假設網站文章已完成正文，但要真正上線，還需要 SEO Title、Meta Description、URL slug、首圖、三張內文圖、圖片 alt 文字、FAQ、Schema、CTA、延伸閱讀、手機版檢查、連結測試。

文章不是貼上文字就算完成。最後一哩路常常藏著很多小石頭。用紅黃綠燈追蹤，就比較不容易在上線後才發現：CTA 按鈕很漂亮，但點下去沒有任何事情發生。

案例：新人交接改善，如何避免做了一半就停住？

假設公司決定改善新人交接，團隊已經分配任務：資深同事整理常見問題、行政整理資料位置、主管整理第一週任務、專案負責人安排測試。

這樣，團隊不會三個月後才發現：大家都覺得新人交接很重要，但新人還是只能自己在資料夾裡探險。

AI 可以如何協助建立每週紅黃綠燈追蹤表？

AI 很適合協助整理：會議紀錄、決策行動追蹤表、專案主表、群組訊息、Email 摘要、需求變更紀錄、各部門回報、待辦事項、風險清單、上星期追蹤表。

1. 整理本週重要工作

不是將所有細節都放進去，而是優先整理：會影響整體時程的工作、有依賴關係的工作、接近期限的工作、出現等待的工作、已有風險訊號的工作、需要主管協助的工作。

2. 判斷紅黃綠燈

AI 可以根據是否接近期限、是否已經延誤、是否缺少資料、是否等待確認、是否影響下一棒、是否有備案、是否需要主管決策，提出建議狀態。但最後仍然應由熟悉專案的人確認。

3. 找出資訊缺口

例如：沒有負責人、沒有期限、沒有交付成果、沒有下一步、沒有更新時間、沒有備案、不知道是否需要主管協助。請 AI 標記「待確認」。

4. 產生主管版與團隊版

主管版包含：整體狀態、紅燈、黃燈、待決策事項、下一步。團隊版包含：工作項目、負責人、交付成果、期限、卡點、下一步、備案、更新時間。同一份資料，針對不同受眾產生不同版本。

5. 比較上週與本週變化

例如：哪些綠燈變成黃燈？哪些黃燈已經轉為紅燈？哪些紅燈已經解除？哪些工作持續等待？哪些卡點重複出現？哪些問題需要建立長期改善方案？

這樣，追蹤表不是只看當下，也能找出流程中反覆出現的塞車路段。

使用 AI 時，仍然要注意資料安全

每週追蹤資料可能包含：客戶姓名、聯絡方式、報價、預算、合約、公司內部流程、人事資訊、未公開專案、個資、帳號與密碼。

使用公開 AI 工具之前，應先：

• 刪除敏感資訊
• 使用代稱
• 進行匿名化
• 遵守公司資安規範
• 使用公司核准的 AI 工具

不要直接貼上真實客戶資訊。可以改成：客戶 A、專案 B、部門 C、廠商 D。我們希望 AI 幫忙亮起警示燈，不是讓它走進公司機房，把所有開關都打開。

可以直接複製的 AI 每週紅黃綠燈追蹤提示詞

以下是目前的專案資料：

專案名稱是：

專案目標是：

預計完成日期是：

目前工作項目包括：

目前主要負責人包括：

目前交付成果包括：

目前完成期限包括：

目前已完成事項包括：

目前尚未完成事項包括：

目前遇到的卡點包括：

目前已知的需求變更包括：

目前已知的風險包括：

上星期的追蹤表包括：

請不要將所有細節堆在一起。

請先協助我建立一份「每週紅黃綠燈追蹤表」。

請使用以下欄位：

- 工作項目
- 主要負責人
- 協作人員
- 交付成果
- 完成期限
- 目前狀態：綠燈、黃燈、紅燈或待確認
- 目前進度
- 主要卡點
- 延誤原因
- 影響範圍
- 下一步
- 下一步負責人
- 下次更新時間
- 建議備案
- 是否需要主管協助
- 待確認事項

請依照以下原則判斷狀態：

- 綠燈：正常推進，沒有明顯風險
- 黃燈：已出現等待、變更、不確定因素或接近期限，需要提前處理
- 紅燈：已經延誤、卡住或影響其他工作，需要立即協調
- 待確認：缺少負責人、期限、資料、交付成果或正式決策

接著，請另外提供：

1. 目前最需要優先處理的三個紅燈
2. 最可能在未來三天內轉成紅燈的黃燈
3. 哪些工作缺少負責人？
4. 哪些工作缺少期限？
5. 哪些工作缺少明確下一步？
6. 哪些工作持續等待太久？
7. 哪些卡點和上星期重複出現？
8. 哪些問題需要主管決策？
9. 一份主管看得懂的一頁式摘要
10. 一份團隊可以直接執行的待辦清單
11. 一份三句式口頭回報
12. 下星期最需要優先追蹤的五個工作項目

請注意：

- 不要自行捏造已經完成或已經確認的資訊
- 如果資料不足，請標記「待確認」
- 涉及合約、報價、預算、法規、個資、客戶承諾與重大風險時，請標記「需要人工確認」
- 每一個黃燈與紅燈都要提出下一步、負責人與期限
- 不要讓所有事情都列為紅燈
- 優先呈現會影響整體時程的關鍵節點
- 追蹤表應簡單、清楚、可以每週持續更新

專案管理不是每天催進度，而是提早看見問題

任務分配完成之後，團隊還需要固定看見：哪些事情正常推進？哪些事情開始出現風險？哪些事情已經卡住？哪些工作正在等待？哪些卡點反覆出現？誰負責下一步？何時要再次更新？哪些事情需要主管協助？

AI 可以協助整理資料、標示狀態、找出缺口、比較每週變化與產生主管摘要。但最重要的，仍然是團隊願意在黃燈出現時就開始處理。

不要等到所有燈都變成紅色，才在會議裡問：「為什麼大家沒有提早說？」

問題提早被看見，專案才比較不會失控。

重點整理

常見問題

把你的工作卡點，變成下一個創新起點

工作上是否也有一些專案，任務明明已經分配，最後卻還是到了截止日前才發現問題？

可能是黃燈沒有提早處理、卡點沒有人接住，或是每一個人都在等待下一棒。

歡迎把你的問題放進「創新許願池」。創新先生會從中挑選具有代表性的題目，運用創新思維重新拆解，整理成文章與大家分享。也許你最近亮起的那一盞黃燈，正是下一個最值得改善的起點。