彼得・杜拉克為什麼不急著提高效率？第二個答案，是先判斷這件事值不值得做

想像一下，一家公司最近覺得報表做得太慢。

主管召集大家開會，有人提出自動化，有人建議導入 AI，還有人說可以重新設計 Excel，讓原本三個小時的工作縮短成三十分鐘。

大家愈討論愈興奮，因為效率真的提高了。

這時候，如果彼得・杜拉克坐在會議室裡，他可能不會先問：

「怎麼做得更快？」

他反而可能先問一句讓大家安靜下來的話：

「這份報表，真的需要做嗎？」

我很喜歡這種思考方式。

因為我們在工作裡最容易犯的錯，往往不是做得太慢，而是把一件不值得做的事情，做得愈來愈有效率。

我們常常忙著改善，卻忘了先判斷

工作久了，你一定遇過這種事情。

一張沒什麼人看的報表，每個月照樣花時間整理；一個已經失去意義的流程，因為「以前就是這樣」所以繼續走；會議太長，我們想辦法把會議縮短，卻沒有問這場會議是不是根本不需要開。

這就是我覺得創新思維很有意思的地方。

不是看到問題就立刻改善。

有時候，在問題分析與解決之前，我們還要先做一個更重要的判斷：

「這個問題，值得解嗎？」

如果連這一步都沒有做，後面再厲害的工具，都可能只是幫我們更快抵達錯的地方。

先不要問怎麼做，先問為什麼還要做

假設公司有一個流程，要經過六個人簽核。

第一個答案通常是：

「怎麼讓六個人簽得更快？」

於是我們開始做電子簽核、提醒通知、自動催辦。

速度真的變快了。

但如果換一個問題呢？

「為什麼需要六個人簽？」

再仔細看，也許其中三個人從來沒有真正做判斷，只是習慣性地按下「同意」。

這時候，真正值得做的可能不是把六個人的簽核自動化，而是把六關變成三關。

甚至只剩一關。

你看，同樣是改善流程，答案完全不同。

第一個答案是在舊流程上加速。

第二個答案，是重新判斷這個流程到底需不需要存在。

這時候，我會先用「裁判」的角度看問題

我常把創新過程裡的一種能力叫做「裁判」。

裁判不是負責想很多點子，而是要幫我們判斷：

哪一件事真正值得做？

你可以先看三個很簡單的面向。

這件事如果不處理，影響有多大？

我們現在有沒有能力改變？

它是不是真的急迫？

有些問題天天出現，看起來很煩，但影響很小。

有些問題平常很安靜，一旦發生，代價卻非常大。

如果我們只按照「誰最大聲」或「什麼最容易做」來排順序，很可能每天都很忙，真正重要的問題卻一直沒有被處理。

所以創意思考不是只有發散。

還要懂得刪掉。

觀察四問，也可以幫我們決定什麼不該做

這時候，我還是很喜歡回到那四個觀察：

相同、不同、不合理、可以改變。

例如每個部門都在做相同的資料整理，這是「相同」。

但為什麼同一份資料要做五次？

這就開始「不合理」。

那麼真正值得改變的，可能不是叫五個部門各自提高效率，而是讓資料只產生一次，其他人直接使用。

一旦我們開始這樣看，很多原本被稱為「工作」的東西，會突然變成「浪費」。

這就是為什麼我常覺得，有時候最好的改善，不是做得更快。

而是——

不要做了。

有一個故事，很像我們每天的工作

假設有兩個人正在森林裡砍樹。

第一個人非常努力，研究新的斧頭、改善揮動姿勢，最後一天可以砍二十棵。

第二個人卻先拿出地圖，看了很久。

第一個人笑他：

「你還在研究？我都已經砍十棵了。」

第二個人回答：

「我只是想先確認，我們是不是在對的森林。」

我一直很喜歡這個寓意。

因為在工作上，我們太容易把「速度」當成「進步」。

但如果方向錯了，愈有效率，只是愈快走錯。

還有一個更像杜拉克的故事：那個每天準時搬石頭的人

再想像另一個場景。

一家工廠裡，有一位員工每天都負責把倉庫左邊的一堆石頭搬到右邊。

他很認真，也很有效率。

第一個月，他一天搬 50 箱。

第二個月，他研究搬運方式，一天可以搬 80 箱。

第三個月，公司還幫他買了一台自動搬運車，他一天可以搬 300 箱。

主管很高興，因為效率提升了六倍。

直到有一天，新來的主管問：

「這些石頭為什麼要搬到右邊？」

大家突然安靜。

後來才發現，原來三年前倉庫右邊曾經是某個製程的暫存區，但那個製程早就取消了。

這個搬運工作，只是因為沒有人重新問過，所以一直保留下來。

你看，這件事最值得思考的，不是那位員工有沒有努力。

他非常努力。

工具也愈來愈好。

效率也真的一直提升。

真正的問題是：

一件已經失去目的的事情，被做得愈來愈完美。

我覺得，這就是杜拉克最值得我們記住的一個提醒。

管理不是只有把事情做好。

更重要的是先判斷：

我們是不是在做對的事情。

AI 時代，這件事情反而更重要

現在有了 AI，很多工作真的可以快很多。

寫報告、整理資料、做簡報、分析數據，都可以加速。

這當然很好。

但我認為接下來我們更需要小心一件事。

AI 很會把一件事情做得更有效率，卻不一定替你判斷這件事值不值得做。

如果一份沒有人看的報告，原本需要三小時，現在 AI 三分鐘就完成，我們很容易覺得自己進步了。

可是第二個答案也許是：

「這份報告可以不要做嗎？」

這才是人的判斷真正有價值的地方。

原來第二個答案，有時候是一個「不做」

我們常常以為創新一定要增加什麼。

加功能、加工具、加 AI、加流程。

這也是我在創新先生管理顧問企業課程裡經常帶大家練習的一件事：不要急著優化所有事情，而是先判斷，哪些事真的值得投入時間和資源。

但做了這麼多年創新，我反而愈來愈喜歡問：

「有什麼可以拿掉？」

因為一個真正好的第二個答案，有時候不是更複雜的解法。

它可能只是：

這場會議不用開。

這份資料不用重複輸入。

這一關不用簽。

這個功能不用做。

當你敢把不重要的事情拿掉，時間、資源和注意力才有機會回到真正重要的問題。

這也是我持續在下一個點子 Next Idea整理的方法：很多時候，真正的下一步不是把原來的事情做得更快，而是先重新判斷，這件事到底值不值得做。

所以，下一次當你準備問：

「怎麼把這件事做得更快？」

不妨先停一下。

再問一句：

「這件事真的值得做嗎？」

也許就在這一刻，你會發現：

真正的第二個答案，不是讓第一個答案跑得更快。

而是重新決定——

我們到底應該往哪裡走。