問題分析與解決怎麼做？真正困難的，往往不是找原因

會議結束後，你可能也遇過這種情況。

大家花了一個小時討論問題，白板上寫滿原因，最後終於得到一個結論：

「要加強溝通。」

聽起來沒有錯，但你回到座位之後，真正的問題來了：所以明天到底要做什麼？

這也是我這些年在企業授課、做發明、陪大家找創新點子時，常常看到的一個現象。我們不是不會分析問題，而是分析到最後，很容易得到一個「大家都知道，但不知道怎麼做」的答案。

例如，業績不好，就說要提升業務能力；客訴很多，就說要加強服務；跨部門卡住，就說要改善溝通；會議沒有結論，就說要提高效率。

這些答案都對。

問題是，太對了，所以沒有用。

問題分析，不只是找出「為什麼」

談到問題分析與解決，很多人第一個想到的是 5Why、魚骨圖、PDCA。這些工具都很好，我自己上課也會使用，但我後來慢慢發現一件事：工具幫我們找到了原因，卻不一定會自動長出一個好答案。

如果你想知道即使找到問題原因，為什麼還是想不到創新解法，可以延伸閱讀找到問題原因，為什麼還是想不到創新解法？。

假設一個專案一直延誤，我們用 5Why 往下問，最後找到原因是「資訊沒有同步」。

接下來呢？

第一個答案通常是：「加強資訊同步。」

可是如果你再多問一句：

「有沒有辦法，讓大家不用一直問，也知道現在做到哪裡？」

事情就開始不一樣了。

你可能想到共享進度板、顏色狀態提醒、責任人標示、逾期自動提示，甚至把原本需要人一直追問的流程，重新設計成大家一眼就能看懂的系統。

你會發現，真正讓問題開始改變的，不只是答案，而是你換了一個問題。

我們常常太快停在第一個答案

我很喜歡問學員一句話：

「這是答案，還是只是第一個答案？」

因為我們的大腦很有效率，一看到問題，就會趕快從過去經驗裡抓一個熟悉的解法出來。主管說溝通不好，我們就想到開會；客戶不了解產品，我們就想到加強說明；員工忘記流程，我們就想到再教育訓練一次。

這些都不是錯。

但創新思維真正有趣的地方，就是不要太快停下來。

你可以先把第一個答案放在桌上，然後重新問：

如果不能用這個方法，還有什麼方法？

真正讓他困擾的是什麼？

是哪一個環節最不合理？

如果把其中一個元素改掉，結果會不會不同？

創意思考不是天馬行空，而是你願不願意再往前多走一步。

問題分析與解決，可以有一個很清楚的順序

我後來把多年做發明、做產品、做企業創新訓練的經驗，慢慢整理成一套「靈感製造機法則」。

它不是要取代 5Why、魚骨圖或其他工具，而是希望補上很多人最容易卡住的那一段：從找到問題，到真的找到下一個做法。

如果你想先了解完整的六種問題分析角度，可以延伸閱讀問題分析不只有魚骨圖，還有六種分析角度。

第一步，先看見問題。不要急著解決，先看清楚到底發生了什麼。

第二步，看看別人怎麼做。AI 很適合幫我們快速搜尋既有方法，但搜尋的目的不是抄答案，而是知道目前已經有哪些答案。

第三步，開始判斷。哪些方法真的適合？哪些只是看起來合理？哪些地方還沒有被解決？

接下來，我們才開始推理原因、分析需求、拆解元素、改變元素，再把新的想法想像成一個可以被看見、被測試的畫面。

最後，不是停在「我有一個點子」，而是把它做出來試試看。

所以創新不是突然想到。

它其實是一步一步走出來的。

例如，「會議沒有效率」到底要怎麼解？

很多人遇到會議沒效率，第一個答案是「縮短會議時間」。

這當然可以試，但如果我們多看一層，也許真正的問題不是會議太長，而是開會之前大家根本不知道今天要決定什麼。

這時候問題就可以改成：

「如何讓每個人在會議開始前，就知道今天一定要做出的三個決定？」

新問題一出現，新答案就比較容易出現。

例如會議通知不再只寫「討論專案進度」，而是先列出三個待決問題；會議現場也不是從頭報告，而是先把這三件事一一做出決定。

你看，原本的答案是「縮短會議」。

下一個答案卻可能是：重新設計會議開始之前的資訊。

這就是我一直很著迷的地方。

如果你想更完整了解如何從原因走向真正值得改變的地方，可以延伸閱讀問題分析不只找原因，還要找到改變方向。

第二個答案，常常不是更複雜，而是看到了不同的地方

很多人聽到創新，會以為一定要很新、很科技、很厲害。

其實未必。

第二個答案有時候只是在提醒你：不要一直對同一個地方用力。

如果顧客一直問同一個問題，也許不是客服不夠努力，而是介面沒有說清楚。

如果員工一直做錯，也許不是他不認真，而是流程本身太容易出錯。

如果使用者一直忘記，也許不是再提醒一次，而是讓產品在「快要忘記的那一刻」主動出現。

當我們從「人為什麼做不好」轉成「這個情境可以怎麼重新設計」，你就已經從一般問題解決，走進創新了。

原來，這就是「下一個點子」

以前我做發明時，常常以為好點子是靈光一閃。後來做得越久，我越發現，真正能不斷產生點子的人，不是每天等靈感來，而是知道怎麼一步一步逼近新的可能。

先觀察。

再判斷。

找到真正值得解的問題。

拆開它。

改變它。

把新畫面想出來。

最後做出來試。

這也是我為什麼把這套方法叫做「靈感製造機」。

因為我希望有一天，當你再遇到一個工作問題、生活問題，甚至一個看起來已經有答案的問題時，你不會只問：

「答案是什麼？」

而是再多問一句：

「還有沒有第二個答案？」

也許就在那一刻，你會突然發現——

你原本只是想把問題解決。

最後，卻找到了一個從來沒有想過的下一個點子。