很多人做簡報時,第一個念頭是:「我要把做過的事情全部放進去。」於是專案從 A 講到 Z,聽眾則從清醒一路聽到靈魂出竅。
一般的改進方法,是刪掉多餘文字、一頁只講一個重點,並加入故事與數據。這些做法都有效,但仍有一個盲點:講者事先假設自己知道聽眾最在意什麼。
真正的情況往往更複雜。主管擔心成本,資訊部門擔心風險,執行同仁擔心工作量。同一份簡報做得再漂亮,只要沒有回答他心裡卡住的問題,最後仍可能得到一句:「資料先放著,我再想想。」這句話通常不是稱讚,而是簡報界的婉轉退貨。
重新提出一個問題
運用靈感製造機法則 2.0,我重新提出一個問題:
如何才能讓簡報在進行過程中,先找出聽眾最在意的疑慮,再即時調整說明路線?
答案是設計一份「會轉彎的簡報」。
簡報不必從第一頁播到最後一頁
會轉彎的簡報不是從第一頁固定播到最後一頁,而是保留一條核心主線,再準備成本、時程、風險、人員負擔與成效證據等不同模組。
開場時,可以先問:
這個提案,大家目前最擔心哪一件事?
接著依照現場答案,切換到最需要的內容。
例如提出內部系統升級時,若主管先問預算,就直接展示投資報酬率;資訊部門擔心轉換失敗,就說明備份、測試與退場機制。
你不必把四十頁全部播完,因為簡報的目的不是證明你做了很多頁,而是讓決策往前走。
最後一頁不要只有 Thank You
簡報最後一頁,也不要只留下「Thank You」。
應該清楚整理:今天取得了哪些共識、還有哪些問題尚未解決、下一步由誰負責,以及下一個決策時間。
創新簡報,不只是換模板、改顏色,或多加幾個飛來飛去的動畫。
真正的創新,是改變簡報的運作規則:
簡報不是一份必須從頭念到尾的文件,而是一張協助聽眾做出決定的導航地圖。
簡報不一定要從第一頁播到最後一頁。運用創新思維,先找出聽眾真正的疑慮,再改變說明路線,讓簡報從內容播放工具變成決策導航。
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